DSFinV-K Export: So bereiten Sie sich auf die Steuerprüfung vor

Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) ist das standardisierte Exportformat, das die Finanzverwaltung bei einer Steuerprüfung oder Kassennachschau anfordern kann. Wer hier nicht vorbereitet ist, riskiert hohe Bußgelder und Hinzuschätzungen. In diesem Artikel erklären wir alles, was Sie wissen müssen.

Was ist DSFinV-K?

DSFinV-K steht für „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“. Es handelt sich um ein standardisiertes Datenformat, das festlegt, wie Kassendaten für die Finanzverwaltung aufbereitet und exportiert werden müssen. Das Format wurde entwickelt, um Steuerprüfern eine einheitliche und maschinell lesbare Datengrundlage zu bieten.

Jeder Betrieb, der ein elektronisches Kassensystem einsetzt, ist verpflichtet, die Kassendaten im DSFinV-K-Format exportieren zu können. Der Export muss auf Anforderung des Finanzamts — auch unangekündigt bei einer Kassennachschau — zeitnah bereitgestellt werden. Zeitnah bedeutet in der Praxis: innerhalb weniger Minuten bis maximal einer Stunde.

Welche Daten werden exportiert?

Der DSFinV-K-Export umfasst insgesamt neun CSV-Dateien, die zusammen ein vollständiges Bild Ihrer Kassendaten ergeben:

• cashpointclosing.csv — Tagesabschlüsse mit Zählprotokollen
• transactions.csv — Alle einzelnen Transaktionen (Verkäufe, Stornos, Retouren)
• lines.csv — Einzelne Positionen innerhalb einer Transaktion
• transactions_tse.csv — TSE-Signaturdaten für jede Transaktion
• payment.csv — Zahlungsarten und -beträge
• allocation_groups.csv — Zuordnung zu Umsatzsteuer-Gruppen
• cashregister.csv — Stammdaten des Kassensystems
• slaves.csv — Angeschlossene Peripheriegeräte
• businesscases.csv — Vorgangstypendefinitionen

Jede dieser Dateien folgt einem exakt vorgegebenen Schema mit definierten Spalten, Datentypen und Zeichensätzen. Selbst kleine Abweichungen — etwa ein falsches Datumsformat oder fehlende Felder — können dazu führen, dass der Prüfer den Export als ungültig zurückweist.

DSFinV-K Export Schritt für Schritt

Die Kassennachschau: Was passiert bei einer Prüfung?

Seit dem 1. Januar 2018 darf das Finanzamt unangekündigt eine Kassennachschau durchführen. Ein Prüfer erscheint während der Geschäftszeiten in Ihrem Betrieb und verlangt Einsicht in die Kassendaten. In der Praxis läuft das typischerweise so ab:

Der Prüfer stellt sich vor und zeigt seinen Dienstausweis. Er verlangt Zugang zum Kassensystem und fordert den DSFinV-K-Export für einen bestimmten Zeitraum an — oft die letzten drei bis sechs Monate. Zusätzlich prüft er die TSE-Anbindung, kontrolliert Stichproben einzelner Transaktionen und gleicht die Bon-Nummern ab. Der gesamte Vorgang dauert typischerweise ein bis drei Stunden.

Wenn der Prüfer Unregelmäßigkeiten feststellt — etwa Lücken in der Bon-Nummerierung, fehlende TSE-Signaturen oder Abweichungen zwischen Z-Bon und Einzeltransaktionen —, kann eine vertiefte Betriebsprüfung angeordnet werden. In schwerwiegenden Fällen drohen Hinzuschätzungen, die schnell fünf- bis sechsstellige Beträge erreichen können.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Aus unserer Erfahrung scheitern viele Betriebe bei der Kassennachschau an vermeidbaren Fehlern. Die häufigsten:

Fehler 1: Export nie getestet. Viele Gastronomen verlassen sich darauf, dass ihr Kassensystem den Export schon korrekt erstellen wird. Testen Sie den Export regelmäßig — mindestens einmal pro Quartal. So stellen Sie sicher, dass alle Dateien vollständig und valide sind.

Fehler 2: Tagesabschlüsse nicht täglich erstellt. Der Z-Bon (Tagesabschluss) muss an jedem Geschäftstag erstellt werden. Fehlende Tagesabschlüsse sind eines der häufigsten Beanstandungsgründe bei Kassennachschauen. Possfer erinnert Sie automatisch, wenn der Tagesabschluss noch nicht erstellt wurde.

Fehler 3: Verfahrensdokumentation fehlt. Die GoBD verlangt eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihr Kassensystem aufgebaut ist und wie die Datenverarbeitung erfolgt. Ohne diese Dokumentation ist Ihre Buchführung formell mangelhaft. Possfer stellt eine Muster-Verfahrensdokumentation bereit, die Sie an Ihren Betrieb anpassen können.

GoBD-Anforderungen: 10-Jahres-Aufbewahrung

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für alle steuerlich relevanten Daten. Das bedeutet: Alle Kassendaten müssen zehn Jahre lang unveränderbar und jederzeit abrufbar gespeichert werden.

Possfer verwendet ein Append-only-Datenbankmodell. Das heißt: Einmal gespeicherte Daten können nicht gelöscht oder überschrieben werden. Stornierungen werden als neue Buchung erfasst, nicht als Löschung der ursprünglichen Transaktion. So ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet — auch nach zehn Jahren.

Fazit

Die DSFinV-K ist kein optionales Feature — sie ist gesetzliche Pflicht. Eine gute Vorbereitung schützt Sie vor Bußgeldern, Hinzuschätzungen und dem Stress einer unangekündigten Kassennachschau. Mit Possfer sind Sie jederzeit exportbereit: Tagesabschlüsse werden automatisch erstellt, die Append-only-Datenbank gewährleistet GoBD-Konformität, und der Export steht auf Knopfdruck bereit. Investieren Sie wenige Minuten in einen regelmäßigen Test-Export — es könnte Ihnen tausende Euro an Bußgeldern und Nachzahlungen ersparen.